Embauche : les formalités

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Embauche : les formalités

Effectuer une DPAE

Avant l’embauche, l’employeur doit procéder à la déclaration nominative de tout nouveau salarié auprès de l’URSSAF. Il le fait via une DPAE, déclaration préalable à l’embauche (venue remplacer la DUE en 2011). Une embauche = une DPAE. La DPAE doit se faire dans les 8 jours qui précèdent l’embauche (et au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche).
Pour effectuer la DPAE, le mieux est la voie électronique sur net-entreprise.fr. C’est d’ailleurs le mode transmission présenté comme prioritaire par la loi, et, pour les employeurs qui ont effectué plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente, la voie électronique est obligatoire. Pour les autres employeurs, remplir la version papier de la DPAE  (formulaire Cerfa n° 14738*01) est encore possible. Dans ce cas, il faut le renvoyer par courrier recommandé avec accusé de réception auprès de votre Urssaf.

Vous devez remettre au salarié une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception. Exception : si vous remettez au salarié concerné un contrat de travail écrit mentionnant l’organisme destinataire de la déclaration.

La DPAE sert notamment à :
– ouvrir à votre salarié tous ses droits sociaux ;
– être couvert en cas d’accident du travail de votre salarié ;
– bénéficier de tous vos droits à exonération éventuels ;
– éviter toute sanction, sachant que le fait de ne pas procéder à la DPAE est sanctionné par une amende égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (art. L 1221-11).

Si l’omission est intentionnelle, l’employeur peut être poursuivi pour travail dissimulé et encourt une peine de 3 ans d’emprisonnement ainsi qu’une amende de 45 000 € portée à 225 000 € pour les personnes morales (art. L 8224-1, L 8224-5). En outre, l’employeur contrevenant risque notamment un rappel de cotisations.
Exception : la DPAE n’est obligatoire en cas d’embauche via le TESE (car ce dispositif d’embauche simplifiée intègre une DPAE), ni en cas d’embauche de stagiaire (car le stagiaire n’a pas la qualité de salarié).

Inscrire le nouvel embauché sur le registre unique du personnel

Vous devez inscrire le nouvel embauché sur ce registre qui reprend dans l’ordre chronologique d’embauchage, les noms, prénoms, la nationalité, la date de naissance, le sexe, l’emploi, la qualification, et les dates d’entrée et de sortie de l’établissement de tous les salariés. En d’embauche de stagiaire, l’inscription se fait dans une partie spécifique du registre.

Organiser la visite médicale d’information et de prévention

Depuis le 1er janvier 2017, vous avez 3 mois suivant la prise effective du poste de travail pour organiser cette visite médicale.

Remettre un contrat de travail

L’article 12 de la CCN des CHR impose aux entreprises du secteur la remise d’un contrat de travail écrit  de 48 heures suivant l’embauche. Bien qu’aucune sanction ne soit prévue par la CCN en cas de non remise, nous conseillons d’établir et de remettre un contrat de travail en bonne et due forme afin de démarrer la relation contractuelle sur de bonnes bases.

Tableau récapitulatif des formalités

Nature da la formalité

Délai

DPAE

Dans les 8 jours avant la date prévisible de l’embauche si DPAE électronique // Au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche si DPAE papier

Inscription sur le registre unique du personnel

Au premier jour de l’embauche

Visite médicale

Dans les 3 mois suivant la prise effective du poste de travail

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