Les formalités : Les documents liés à l’embauche

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I. Les documents à transmettre au salarié :

L’employeur doit transmettre au salarié divers documents :
– Le contrat de travail qui doit être remis au plus tard dans les 48 heures ;
– Les documents de mutuelle d’entreprise et prévoyance : dès lors qu’un salarié rentre dans l’entre-prise, l’employeur doit l’affilier à la mutuelle d’entreprise.

Le salarié doit accepter la mutuelle d’entreprise, sauf s’il est concerné par un cas de dispense.
Dans ce cas, il doit fournir une attestation de dispense.

– Le document unique d’évaluation des risques : quel que soient la taille de l’entreprise et son secteur d’activité, l’employeur doit transcrire dans un document unique, les résultats de l’évaluation des risques à laquelle il a procédé dans le cadre de son obligation générale de prévention des risques professionnels.

L’évaluation des risques professionnels (EvRP) consiste à identifier et hiérarchiser les risques auxquels sont soumis les salariés d’un établissement, en vue de mettre en place des actions de prévention pertinentes.

L’EvRP s’inscrit dans le cadre de la responsabilité de l’employeur, qui a une obligation générale d’assurer la sécurité et de protéger la santé de ses salariés.

L’évaluation requiert l’implication et la participation des salariés. Elle doit être mise à jour annuellement et à chaque changement d’organisation ou de tech-niques de travail.

Le support est laissé au libre choix de l’employeur : le document unique peut être écrit ou numérique. Dans tous les cas, il doit être suffisamment transparent et fiable pour traduire l’authenticité de l’évaluation. Le défaut d’élaboration du document unique et l’absence de mise à jour sont pénalement sanctionnés (1500 € d’amende).

Ce document doit être mis à jour par l’employeur :
• au moins une fois par an ;
• lors de toute décision d’aménagement important modifiant les conditions d’hygiène et de sécurité ou les conditions de travail (notamment avant toute transformation importante des postes de travail dé-coulant de la modification de l’outillage, d’un changement de produit ou de l’organisation du travail, avant toute modification des cadences ou des normes de productivité liées ou non à la rémunération) ;
• lorsqu’une information supplémentaire sur l’évaluation d’un risque dans une unité de travail est recueillie.

L’outil OIRA est un logiciel qui reprend les risques d’accident du travail et de maladies professionnelles communément rencontrés dans l’activité de restauration traditionnelle et de l’hôtellerie. Il propose des bonnes pratiques de prévention. Disponible en accès libre, il permet d’éditer le document unique de prévention des risques professionnels et de définir un plan d’action.

Les documents utiles : l’employeur, qui dispose d’un règlement intérieur dans son entreprise, doit le communiquer à son salarié. Il peut aussi lui communiquer un livret d’accueil si cet ouvrage est mis en place.(Le GNI en propose un à ses adhérents).

II.Le registre unique du personnel :

Il concerne toute personne travaillant dans l’entreprise (salarié, intérim, mise à disposition, stagiaire).

Il doit comporter des mentions obligatoires concernant notamment l’identification des salariés, l’emploi et la qualification, les dates d’embauche et de départ, le type de contrat de travail du salarié.

Il doit être tenu à la disposition des représentants du personnel, de l’inspecteur du travail et des agents de la Sécurité Sociale.

Il doit être conservé au sein de chaque établissement.

III. Le dossier individuel du salarié : 

Ce dossier est tenu par l’employeur.

Il comprend notamment :
• La copie de la carte d’identité et de la carte vitale
• La copie de l’autorisation de travail pour les ressortissants étrangers hors UE
• Le double du récépissé de la DPAE
• Le contrat de travail
• Les coordonnées bancaires en cas de règlement par virement
• Le double des bulletins de salaires
• Les arrêts de travail
• Le suivi des congés payés
• La fiche de la VIP

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